A importância das provas de conceitos ou protótipos de sistema

Com essa ferramenta,  é possível melhores decisões de investimento, visto que o cliente decidirá se investe na implantação de um software, após entender e experimentar na prática seu uso em um subconjunto representativo de processos do seu laboratório.

Tais serviços são contratados com uma pequena fração do que custaria um projeto de implantação de um LIMS e servem para dar segurança a um grande investimento, não só financeiro como de Hh de uma significativa equipe ao longo de alguns meses de trabalho.

O custo de investir em um software não é só o licenciamento que se paga para o fornecedor do software, existem outros custos significativos que normalmente são esquecidos, tais como: custos com a infraestrutura de informática necessária, custo do investimento de tempo dos profissionais envolvidos em estudar e aprender a trabalhar no novo processo, o custo de atrasar ou deixar de produzir o que estes profissionais estariam produzindo no tempo do projeto e, o pior de todos, caso o projeto não seja um sucesso, ter a necessidade de realizar todo este investimento novamente acrescido de um ônus que é o descrédito neste tipo de projeto, às vezes inviabilizando um novo projeto e acabando com a possibilidade de viabilizar as tão esperadas melhorias que trariam facilidades, confiabilidade e redução de despesas.

Mas, afinal de contas podemos afirmar que a definição clara de requisitos e o envio da RFP (Request for Proposal) para o fornecedor, receber uma proposta técnica e comercial com escopo bem definido e garantir um bom contrato nos dará a segurança de ter a solução do problema do jeito combinado e no prazo combinado. Errado!

No máximo todo este processo, ajuda, mas nada garante. Primeiro porque nada é garantido, sempre estamos sujeitos a riscos, restando-nos a tarefa de trabalhar para reduzir a probabilidade de sua ocorrência ou o impacto no caso de sua ocorrência, mitigando-os e maximizando assim a possibilidade de sucesso. Segundo porque a experiência de sermos procurados, todos os anos, por diversos laboratórios ou indústrias que querem trocar de software, muitas vezes licenciados ou mesmo adquiridos sob todos os cuidados acima me faz crer que é preciso mudar. Não estou dizendo que este processo não é bom, mas sim que não é o suficiente, devemos complementá-lo com uma abordagem mais pragmática e prática, testar!

Acredito que é melhor investir 5% do montante a ser investido para viabilizar uma boa decisão dos demais 95%, ou ainda, pagar um seguro de 5% em cima de um determinado montante, digamos R$ 100.000,00, isto é investir no final R$ 105.000,00 para ficar tranqüilo que se o software não lhe atender você poderá trocar por outro de sua escolha usando seu investimento inicial de R$ 100.000,00.

Evidentemente esta abordagem pode ser mais custosa, mas perceba que escrevi pode, justamente pelo fato de que todos os anos somos contratados para pelo menos um ou dois projetos de substituição de software que, via de regra, tiveram significativos desperdícios de recursos financeiros e humanos em implantações que não atingiram os objetivos iniciais.

Além disso, se bem escolhida a ou as empresas especializadas que tem a competência de entendimento de processos laboratoriais e controle de qualidade industrial e um software suficientemente abrangente e flexível para viabilizar a implementação de um protótipo ou prova de conceito em poucos dias e sem truques, o PoC certamente é um bom caminho.

Pense nisso!

Georgio Raphaelli – Consultor e Diretor Técnico da Labsoft Tecnologia