Como escolher um sistema de gestão para seu consultório

Para que qualquer negócio funcione de maneira adequada, a agilidade com que o serviço é oferecido é um dos pontos mais importantes para os clientes.

Justamente por isso os sistemas de gestão para consultório estão crescendo diariamente, por conta da facilidade e grande número de otimizações que eles podem proporcionar.

Assim como toda escolha, a decisão de um bom software deve estar incluída no planejamento do seu negócio.

Neste artigo separamos pontos importantes a serem analisados antes de escolher o melhor software de gestão para o seu ramo.

Escolha um software que facilite o seu trabalho

Quando falamos em software, você pode pensar em uma ferramenta com várias funções que tornarão o uso complicado.

Contudo, a verdade é que os softwares podem ser mais simples do que você imagina e é esse o primeiro ponto que você deve analisar

Essa ferramenta deve ter uso fácil e possuir recursos que facilitem o uso feito por você e pela sua equipe, bem como suprir as demandas da sua empresa.

Uma estratégia que pode conciliar com as expectativas da sua equipe é questionar a eles o que eles mais sentem falta ou dificuldade de realizar atualmente na clínica.

Para assim você escolher o software que mais se molda às suas ferramentas existentes, trazendo mais modernidade para elas.

De modo geral, os ponto mais usados serão:

1.  Uma boa gestão de faturamento

Quando falamos em dinheiro, principalmente faturamento, todo cuidado é pouco, pois eles são os responsáveis pela saúde financeira de qualquer negócio.

Não tendo uma boa gestão de faturamento atrasos no pagamento de aluguéis e salários podem acontecer com frequência.

Para evitar essa situação, apostar em um software médico que demonstre de forma clara e objetiva todas as informações financeiras da sua empresa é o primeiro ponto.

Esse sistema pode apresentar os pacotes de insumo, relatório, controle de peças, entre outras informações que te façam controlar com firmeza os seus gastos.

Através desses softwares muito consultórios conseguiram analisar os seus gastos, classificando-os por ordem de importância.

Em alguns casos, ainda, é possível perceber que estão investindo dinheiro em processos ou utensílios que não possuem tanto uso, e acabam reduzindo custos.

Toda ideia antes de ser desencadeada deve ser bem planejada e todas as “menores” informações são importantes.

Avalie tudo, de todos os procedimento que você oferece, quais os materiais cruciais para um implante dental, por exemplo, e quais os gastos que esse procedimento traz a empresa? O lucro é superior?

Contudo, cabe ressaltar que apesar dessa função ser interessante, não é uma das funções fundamentais de um software de gestão.

As informações fundamentais são:

• Exibir detalhadamente erros encontrados no fechamento do faturamento;
• Estar sempre atualizado com as versões TISS;
• Gerenciar de forma clara a saída e entrada de gastos;
• Controlar e efetuar os recursos das glosas.

2.  Apresentar um prontuário digital

Nesta ferramenta fica mais fácil para agendar e acompanhar todo o histórico do paciente durante cada uma mais avaliações realizadas mensalmente.

Pode ser um grande aliado para aqueles que fazem uso de aparelho dental transparente, pois as informações sobre a manutenção e montagem do aparelho estarão sempre disponíveis.

Ao usar essa ferramenta você acaba ganhando mais tempo, levando em conta que todas elas estão centralizadas em uma única página, evitando que você perca tempo procurando uma por uma.

Cada prontuário oferece uma necessidade de informações diferentes, mas quanto mais informação você conseguir colocar nesse prontuário mais útil ele será para o seu negócio.

Adicionar a foto do paciente junto as fotos de exames (como o raio X) feitos antes do procedimento fará toda a diferença para a visualização final do procedimento, assim como os laudos e molduras do paciente.

3.  Tenha um treinamento completo

Por mais que o software escolhido seja de fácil acesso, com certeza algumas ferramentas não serão entendidas e bem trabalhadas inicialmente.

Por isso ao analisar a escolha de um software escolha um que realize um treinamento humanizado e que ofereça suporte sempre que necessário aos seus funcionários.

A vida é cheia de imprevistos e pode ocorrer de você não estar presente no momento ou esquecer como se utiliza um programa ou senha.

Por isso ter um atendimento e treinamento humanizado e de fácil acesso é o ponto principal para que essa ferramenta seja usada de maneira ativa no cotidiano dos seus funcionários.

O treinamento deve ser feito por etapas e é importante estar atento a todos os detalhes fornecidos.

Por meio desses treinamentos que os seus funcionários irão descobrir quais as diferenças importantes nas fichas de pacientes que realizam lente de contato dental para aqueles que realizam outros procedimentos, sejam estéticos ou cirúrgicos.

As diferenças podem ser pequenas, como uma cor diferente para prontuários de colocação e manutenção de aparelho, ou ainda etiquetas de indicação naqueles que necessitam de prótese sobre implante dentário.

O importante é que desde as funções mais simples até as mais elaboradas os seus funcionários não tenham dificuldade de se organizar ou gerenciar pela ferramenta.

Tudo isso é importante para que você não invista em uma estratégia que não será usada por falta de conhecimento.

Avaliando essas dicas ficará muito mais fácil de escolher um software que favoreça o seu negócio e facilite o cotidiano dos seus funcionários.

Também avalie se o software escolhido atua de maneira contemporânea e intuitiva, encaminhando SMS ou mensagens de confirmação para consultas.

Lembre-se que o futuro é a tecnologia, e apostar nela é a melhor estratégia para se manter competitivo no mercado.

 

Conteudo produzido por Dayane Goes, redatora da rede Vue odonto.