ISO 9001 padroniza atividades e gerencia processos de produção.

A ISO 9001:2008 é uma norma internacional de gestão da qualidade que visa padronizar todas as atividades de uma organização bem como gerenciar seus processos de produção.

É uma família de normas que estabelecem requisitos que ajudam a melhorar os processos internos, capacitar seus colaboradores, monitorar o ambiente de trabalho, verificar a satisfação dos seus clientes colaboradores e fornecedores, bem como melhorar continuamente.

A família ISO9000 se compõe de 3 normas básicas:

– Norma ISO9000 –  norma que define os fundamentos e vocabulários que serve de referência para a implementação do Sistema de Gestão da Qualidade;

– Norma ISO9001 – norma que define os requisitos para o Sistema de Gestão da Qualidade, para uma organização demonstrar a capacidade de fornecer produtos/serviços que atendam os requisitos dos clientes. É a única norma auditável e obrigatória na implementação para a futura certificação.

– Norma ISO9004 – norma que fornece diretrizes para melhoria do desempenho de um Sistema de Gestão da Qualidade baseado na norma ISO9001.

A adoção das normas ISO é vantajosa para as organizações, uma vez que lhes conferem maior organização, produtividade e credibilidade, elementos facilmente identificáveis pelos clientes, aumentando a sua competitividade nos mercados nacional e internacional, além de reduzir custos por ter o controle dos processos e indicadores que mensuram os resultados desses processos.

Qualquer organização pode certificar-se, independentemente do seu segmento, tipo ou dimensão.

Etapas para certificação
Em primeira instancia, a alta direção da organização deve estar de acordo e cooperar para uma implementação eficaz, sendo imprescindível sua participação ativa nesta decisão.

A implementação da norma é dividida em etapas que seguem:

– Auditoria de diagnóstico – auditoria realizada para definir a complexidade dos processos, o lay out existente, a situação real em relação ao requisitos exigidos pela norma, a definição do cronograma das atividades de implementação e o escopo de certificação.

– Treinamento de Conscientização para todos os colaboradores da organização – Treinamento realizado com todos os colaboradores de todos os níveis hierárquicos para apresentar a ISO9001, disseminação da cultura da qualidade, despertar o espírito de equipe e informar o novo passo que a organização está tomando, bem como requerer apoio e cooperação de todos.

– Identificação dos processos – Visualização da organização em geral para criação de um macro processo (que define a interação de todos os processos) e dos processos individuais existentes, com todas as entradas e saídas do mesmo.

– Elaboração da documentação necessária para um bom desenvolvimento do SGQ – criação da Política da Qualidade, Missão e Valores da organização, os Procedimentos da Qualidade, Instruções de Trabalho, Registros da Qualidade e Manual da Qualidade.

– Definição dos objetivos e indicadores da Qualidade – Estabelecimento dos objetivos da qualidade e seus indicadores e metas, coerentes com a Política da Qualidade definida.

– Treinamento de todos os envolvidos nos documentos estabelecidos e registros definidos – Novo treinamento com os colaboradores dos setores pertinentes a cada Procedimento e instrução documentado  e esclarecimento do preenchimento dos registros pertinentes.

– Obtenção dos registros dos dados de processo – Recolhimento de todos os registros de todos os processos preenchidos,  para posterior analise.

– Compilação dos dados de processo – Compilação dos dados registrados, gerando gráficos e tendências para melhoria do SGQ.

– Realização de uma auditoria interna – Auditoria realizada internamente a fim de verificar se todos os requisitos da norma estão devidamente implementados e quais problemas existem na organização, para estabelecimento de ações corretivas, preventivas e de melhoria.

– Realização de uma reunião de Análise Critica com a Direção – Reunião realizada com a Alta Direção com o objetivo de apresentar os dados do Sistema de Gestão da Qualidade, para que seja analisada criticamente as oportunidades de melhoria e necessidade de mudanças.

– Levantamento de ações corretivas e preventivas – Definição de ações baseadas na realização da auditoria interna e reunião de análise critica, para estabelecimento de ações corretivas e preventivas para adequação do SGQ a norma ISO9001.

– Execução das ações – Definição das causas, ações de correção ou prevenção, responsáveis e prazos.

– Contratação de um Organismo Certificador – Escolha de um OCC (organismo certificador credenciado) para execução da auditoria de certificação. Este organismo é independente e credenciado pelo Inmetro no Brasil para recomendar ou não a certificação da organização na obtenção do certificado ISO9001.

– Realização da Pré- Auditoria Externa – No caso da primeira auditoria, geralmente é realizada uma pré-auditoria pelo Órgão Certificador, para averiguação da situação da organização face a norma ISO 9001, essa auditoria não tem caráter oficial de certificação e é opcional.

– Adequação aos desvios – No caso de identificação de alguma não conformidade sistêmica que poderá interferir na obtenção do certificado na pré-auditoria, a organização tem um tempo hábil para se adequar.

– Realização da Auditoria Externa Inicial – Esta sim, oficial, visa auditar a organização para verificação da implementação de todos os requisitos exigidos pela norma ISO9001.

– Certificação – Obtenção oficial do certificado ISO9001, este certificado tem validade de 03 anos e terá a auditoria de manutenção executada neste período, podendo ser realizada semestral ou anualmente (a critério da organização), até o final do ciclo, quando haverá uma nova auditoria externa de re-certificação para um novo ciclo.

Esse processo pode demorar em media de 8 a 12 meses, podendo ser maior ou menor de acordo com a complexidade dos processos e tamanho da organização, porém, dificilmente se dá em menos de 6 meses.

Metodologia
Para que a norma seja inteiramente implementada e compreendida por todos da organização, é importante que um profissional da área da qualidade com conhecimento da norma lidere a implementação, na maioria dos casos, uma consultoria especializada é contratada a fim de se obter imparcialidade na obtenção dos dados e participação ativa com esclarecimentos e ajuda no processo de implementação.

Diferencial
Todas as organizações que optam pela certificação baseada na Norma ISO9001 tem um grande diferencial em relação aos seus concorrentes, isso porque ela demonstra ao seu cliente que se preocupa com o resultado oriundo do processo de fabricação e/ou execução dos serviços prestados, monitorando e aplicando melhorias constantemente em seu processo, reduzindo custos e respeitando seus colaboradores promovendo um ambiente de trabalho controlado e agradável a todos.

Benefícios
A norma ISO9001:2008 se baseia nos oito princípios de gestão descritos a seguir, os quais podem ser usados como um guia à melhoria da performance das organizações.

Estes princípios são:

– Foco no Cliente: as organizações dependem de seus clientes e, portanto, devem entender suas necessidades atuais e futuras, satisfazer os seus requisitos e implementar métodos para monitorar  a sua percepção quanto aos produtos e serviços entregues;

– Liderança: a liderança é necessária para promover a unidade de objetivos e direção e criara um ambiente no qual as pessoas se tornem plenamente envolvidas em atingir os objetivos da organização.

– Envolvimento as pessoas: as pessoas são a essência da organização, seu principal recurso. Sua cooperação, envolvimento e motivação permitem que suas capacidades sejam plena e eficazmente utilizadas para o beneficio da organização.

– Abordagem por processos: para alcançar os objetivos organizacionais, os recursos e as atividades necessitam ser tratados como processos, entendendo-se que as saídas de um processo afetam as entradas de outro.

– Abordagem sistêmica para a gestão: os processos se relacionam entre si, de modo a constituírem sistemas, assim a abordagem sistêmica para o gerenciamento é o principio que orienta a organização a identificar, entender e gerenciar os processos inter-relacionados;

– Melhoria Contínua: deve ser um objetivo permanente da organização. Este princípio garante que, a partir de ações de correção e de prevenção, siga-se a busca da excelência de seus produtos e processos.

– Abordagem factual para a tomada de decisões: decisões eficazes são tomadas com base na análise e dedutiva de dados e informações;

– Benefícios mútuos nas relações com fornecedores: uma organização e seus fornecedores são interdependentes e uma relação mutuamente proveitosa, aumenta para ambos, a habilidade de agregar valores.

Benefícios obtidos para organização a partir da aplicação desses princípios
– Quantificação dos produtos e das melhorias, conseqüentemente, maior capacidade de análise para a tomada de decisões gerenciais mais objetivas e efetivas;

– Maior habilidade para revisar, desafiar e mudas opiniões e decisões;

– Maior capacidade de identificar oportunidades de melhoria, dirigidas e priorizadas;

– Respostas mais flexíveis e rápidas as oportunidades oferecidas pelo mercado bem como as oportunidades internas advindas de um monitoramento estruturado e produtos e processos;

– Melhoria da comunicação interna entre os diferentes níveis da empresa;

– As atividades são avaliadas, ajustadas e implementadas de modo único;

– As pessoas entendem os objetivos e metas, bem como, seu papel dentro da organização, e conseqüentemente terão maior motivação para alcançá-los;

– Custos mais baixos e ciclos de tempo mais curtos para execução das atividades, por meio do uso efetivo dos recursos;

– Maior integração e adaptação dos processos que melhor contribuem para a obtenção dos resultados desejados.

Com todos esses benefícios, a tomada de decisão para implementação da norma iso9001 em sua organização é o início de uma caminhada rumo a excelência.

Referência Bibliográfica
– Norma ISO9001:2008
– Artigo: Curiosidade da História da Qualidade

Isabela Cristina de  Miranda – Consultora Associada M&D Consultoria
Tecnóloga da Qualidade e Auditora Líder, formada pela Universidade Braz Cubas no curso Tecnologia da Qualidade.