Os caminhos para implementação de sistemas de automação e gestão de laboratórios

Se você pretende automatizar seu laboratório saiba que, antes de tudo, será submetido à perguntas de seu fornecedor. As informações iniciais são primordiais para a implantação de um sistema que atenda às necessidades de sua empresa.

Imagem: Divulgação Labsoft

A primeira etapa seria reconhecer as exigências iniciais do projeto. Isto inclui entender qual é o objetivo final, bem como quais tarefas críticas o sistema deve atender. Tamir Gotfried, General Manager, Informatics, da Abbott, afirma que a empresa perguntará ao cliente em potencial, por exemplo, o por que dele precisar de um laboratório automatizado.

“Entendemos suas prioridades: certificar processos de qualidade, criar eficiências para as operações, atender a vários regulamentos industriais ou algo mais. Trabalhamos com eles para entender suas metas, bem como as etapas envolvidas em seus processos e o quanto podem dedicar de esforços para oferecer um sistema que atenderá às suas respectivas necessidades”, explica Gotfried.

Com base nas deficiências observadas e experiências práticas em algumas dezenas de projetos e pelo menos uma centena de processos de seleção, a Labsoft, empresa focada em aplicações do tipo LIMS (Laboratory Information Management System), sugere uma série de etapas para trilhar o caminho de seleção e implementação de sistemas para automação e gestão de laboratórios ou controle de qualidade industrial. Dentre as etapas, o diretor técnico Georgio Raphaelli sugere:

– Análise da realidade atual do laboratório;
– Análise de questões relativas às demandas atuais e futuras de amostras, análises e demais serviços do laboratório. “O número de amostras aumentará? Faremos novas análises?”
–  Realizar visitas de benchmarking em outros laboratórios em sua área de atuação e também fora da mesma a fim de detectar novas práticas que podem ser aplicadas ao laboratório e indústria. Idealmente devem ser visitados aqueles laboratórios que, notoriamente, tem seus processos significativamente automatizados. Naturalmente os fornecedores de LIMS podem servir como fonte de opções, consulte-os;
– Avaliação prévia de fornecedores e sistemas LIMS disponíveis no mercado para entendimento das principais funcionalidades e recursos disponíveis, para viabilizar melhor visão de como os processos laboratoriais ou controle de qualidade industrial, bem como as interfaces com os clientes podem ser estabelecidas para melhor definição de requisitos. Isto é, ver como os sistemas atendem aos processos e se estas formas atendem as necessidades, procurando utilizar os recursos já existentes para atender as necessidades definidas nos requisitos (não reinventar a roda e evitar personalizações demoradas e caras);
– Solicitar demonstrações dos sistemas com a condução de simulações com alguns casos representativos do processo a fim de garantir entendimento de como e quanto às funcionalidades e recursos disponíveis por padrão nos sistemas poderiam ajudar e, principalmente, entender a capacidade dos sistemas e a competência da equipe do fornecedor em entender e prover solução para seus processos;
– Definição conceitual do processo proposto para o laboratório ou para o controle de qualidade industrial e de suas interfaces com os clientes;
-Definição clara e objetiva de requisitos mandatórios (necessidades) e desejáveis (cerejas do bolo) para possibilitar a análise sistemática de cada sistema e a futura seleção do fornecedor e do sistema LIMS com a menor subjetividade possível;
– Enviar os requisitos e questionários para os fornecedores e pré-selecionar os sistemas LIMS que serão testados com base nos requisitos, respostas e demais informações das etapas anteriores;
– Definição de testes práticos e representativos dos processos laboratoriais ou do controle de qualidade industrial para a avaliação prática (experimentos ou POC) para realização em um ou dois dias de trabalho para os sistemas pré-selecionados (recomenda-se 2 ou 3 sistemas no máximo);
– Avaliação prática dos sistemas LIMS pré-selecionados com avaliação do processo de configuração, dos testes realizados, das limitações e dos benefícios adicionais percebidos, bem como das avaliações e percepções positivas e negativas.
– Revisão dos resultados da avaliação prática dos sistemas e aprovação dos sistemas LIMS candidatos que tiveram o melhor nível de aderência aos processos e que se mostraram flexíveis e robustos nos testes práticos;
– Realizar visitas a clientes dos sistemas candidatos com aplicações o mais próximas possível da sua realidade e em operação há, pelo menos, 1 ano para verificar o funcionamento do sistema na prática, satisfação dos gestores e usuários, qualidade do atendimento pós-venda,  suporte técnico, atualizações e continuidade tecnológica, entre outros aspectos;
– Selecionar o sistema LIMS.

Case  – sistema implantado na ImClone
A ImClone, uma subsidiária da Eli Lilly, desenvolve e fabrica drogas oncológicas. A  empresa implementou processos de testes rigorosos para garantir que os lotes fabricados atendam padrões rígidos de controle de qualidade. O processo de controle de qualidade coleta amostras das linhas de fabricação e as testa contra procedimentos de teste definidos, visando garantir que todos os padrões de qualidade são atendidos.

Antes de 2010, a ImClone utilizou um sistema todo baseado em papel para rastrear e gerenciar os resultados dos testes. As amostras iriam para um laboratório e uma requisição em papel registraria qual era a amostra, quantos frascos foram envolvidos e quais testes eram exigidos, entre outras coisas. O formulário de requisição em papel passaria pelo processo de documentação da cadeia de custódia. Os resultados dos testes seriam impressos e anexados à entrega da amostra à medida que passasse pelo laboratório.

A empresa projetou que o volume de entregas em papel aumentaria em 64%, enquanto o laboratório precisaria aumentar o número de funcionários em uma projeção de 40% para lidar com o volume maior. O processo baseado em papel era difícil de ser escalonado para acomodar o aumento no volume e apresentava vários desafios.

A ImClone selecionou o Sistema STARLIMS e Sistema de Gestão de Dados Científicos (SDMS) STARLIMS da Abbott para automatizar completamente o recebimento e rastreamento de amostras no departamento de testes, o que resultou, segundo Tamir Gotfried, em:

– Tempo de resposta reduzido em 53%;
– Aumento de 25% no volume de testes sem aumentar o número de funcionários;
– Eliminação de um aumento de custo projetado em 65% na impressão, gestão e armazenamento de papel;
– Redução de erros ao fornecer todos os dados relevantes das amostras em um ponto;
– Aumento na eficiência ao converter ensaios para serem completamente independentes de papel;
– Aumento na produtividade laboratorial ao permitir que os revisores trabalhem de forma remota para aprovar os resultados.

Principais dúvidas
Tamir Gotfried afirma que as principais preocupações dos clientes estão relacionadas à capacidade de um sistema informatizado poder atender aos seus processos e exigências laboratoriais. “Em outras palavras, o sistema terá ou não fluxos de trabalho particulares para seus laboratórios?”

Durante o processo de compra, a Abbott trabalha com a organização para entender seu processo para se certificar que a solução é flexível para atender às suas necessidades e exigências comerciais. “A forma como atendemos isto é fornecer uma plataforma flexível por meio do STARLIMS, bem como possuir uma equipe com expertise de domínio específica na empresa. Nós não apenas temos funcionários que entendem de TI, nossa equipe também vem diretamente do laboratório”, diz Gotfried. “Por exemplo, em laboratórios forenses, temos membros da equipe que trabalharam em laboratórios criminais. Também temos equipe com experiência em farmácia, clínica, e assim por diante. Ao termos este expertise na Abbott, temos especialistas de indústrias específicas que trabalham lado a lado com os programadores de TI, que desenvolvem a solução”, conclui.

Redação: Alberto Nascimento e Marcelo Nicolósi – Portal Boas Práticas