A importância das auto-inspeções e/ou auditorias internas

As normas regulatórias preconizam que haja um programa de auto-inspeção para avaliar o cumprimento do sistema da qualidade como um todo de maneira sistemática e independente. Essas atividades podem ser conduzidas por pessoas internas habilitadas ou especialistas independentes contratados. O objetivo é precaver-se de ações corretivas em itens deficientes, bem como, garantir a estabilidade e eficiência do sistema implantado. Muitas vezes  grandes dificuldades deste exercício é o da efetividade, ou seja, sua eficiência no modo de aplicação e sua eficácia em termos de resultados obtidos na implementação das ações.

Gera-se então questionamentos sobre as auditorias internas se realmente são suficientes para avaliar o Sistema de Gestão da Qualidade de uma empresa?

Deveriam ser, mas é difícil responder afirmativamente, pois muitas empresas quando auditadas pelos órgãos regulatórios ainda recebem não conformidades muitas vezes simples, apesar de manter um programa anual de auto-inspeção.

Por que isso acontece?

As auditorias internas, muitas vezes deixam a desejar, em virtude de algumas atitudes dos auditores ou mesmo das organizações:

–  Consideram apenas o sistema local instalado e não se preocupam se o sistema atende as diretrizes com as boas práticas atuais e suas expectativas requeridas. Apenas avaliam o que realmente enxerga e não o que deveria existir;

– Alguns auditores internos estão acostumados aos procedimentos da empresa e não questionam como deveriam ser tais procedimentos. Acreditam que basta ter o procedimento;

– As áreas que apresentam problemas evidentes são tratadas de maneira superficial por parte dos auditores internos e muitas vezes por parte dos auditados. Deixam para dar maior ênfase, quando se tratar de uma auditoria regulatória;

– Justificativas apresentadas pelos responsáveis do setor auditado para as auto inspeções não refletem a verdadeira causa da não conformidade, especialmente quando a cultura da empresa está envolvida e conhece o problema;

– As ações corretivas e preventivas associadas não são eficazes e repetidas observações são toleradas e o não atendimento a um requisito regulatório continua. Em algumas situações, essas ações corretivas e/ou preventivas somente serão avaliadas na próxima auto-inspeção, ou seja, um ano depois;

– Em muitos casos, a alta administração não dá o suporte adequado ou desconhece às prioridades do programa de auto-inspeção e consequentemente a empresa, não dá muito valor a essas atividades rotineiras, porém, cobram desses mesmos auditores quando recebem um item de não conformidade em uma inspeção regulatória.

O processo de auditoria interna é uma ferramenta que apresenta um grande potencial para buscar a melhoria contínua de uma organização, no entanto a metodologia aplicada muitas vezes não é a mais adequada.

Uma maneira de garantir a eficácia na gestão da qualidade é  quando cada área da empresa, que precisa atender os requisitos regulatórios, tem seu próprio sistema interno eficiente, independente da função da Garantia da Qualidade que responde pelo sistema como um todo.

Quando tivermos a consciência de que uma auditoria interna representa uma ferramenta para agregar valores e não de punição ou de “dedo duro”, certamente teremos auditorias mais eficazes e sobretudo mais efetivas.

Nelson de Oliveira – Consultor Associado M&D Consultoria